IMAP (Internet Message Access Protocol) maakt gebruik van een centrale server waarop alle e-mails worden opgeslagen. Wanneer een gebruiker een e-mail verstuurt of ontvangt, wordt deze opgeslagen op de server, ongeacht welk apparaat is gebruikt om toegang te krijgen tot de e-mail.
Wanneer een gebruiker toegang krijgt tot zijn e-mails vanaf meerdere apparaten, haalt elke client de e-mails op van de centrale server en synchroniseert deze automatisch met alle andere apparaten. Dit maakt het mogelijk om e-mails op een uniforme manier te beheren vanaf verschillende apparaten en op elk apparaat de exacte status van alle e-mails te zien.
Een typisch scenario is bijvoorbeeld dat een gebruiker een e-mail op zijn computer opent en later op zijn smartphone checkt of deze e-mail is gemarkeerd als gelezen. Doordat de imap-server de informatie over de status van de e-mail bijhoudt, wordt deze aanpassing automatisch gesynchroniseerd tussen de apparaten van de gebruiker.
